E-mailarchivering

Tegenwoordig verzenden en ontvangen werknemers steeds meer e-mails met bijlagen, waardoor mailboxen vol raken. Het ordenen van e-mails en opschonen daarvan neemt veel tijd in beslag, waardoor dit in hoge werkdruk vaak onzorgvuldig wordt gedaan. Vaak zijn zulke e-mails op de korte of lange termijn weer nodig. Als het archiveren van e-mails individueel per medewerker gebeurt, zal er geen inzicht meer zijn in het archiveringsproces.

Verplichte archivering
De huidige regelgeving stelt hoge eisen aan uw IT processen. U bent bijvoorbeeld verplicht uw zakelijke e-mails over facturen en overeenkomsten minstens 7 jaar te bewaren. Wat ook erg belangrijk is, dat e-mails vaak gebruikt kunnen worden als juridisch bewijsmateriaal. Er mogen dus geen belangrijke e-mails verloren gaan en ze moeten gemakkelijk terug te vinden zijn. System Connect Automatisering e-mail archivering helpt u daarbij.

Met de dienst System Connect Automatisering e-mail archivering is het mogelijk om elke e-mail te archiveren. Daarbij kan de medewerker zelf per e-mail aangeven welke e-mail wel of niet te archiveren.

Nadat u uw archiveringskeuze gemaakt heeft, wordt elke nieuwe e-mail via de mailserver afgeleverd in de mailbox van de ontvanger, rekening houdend met het door u gekozen archiveringsbeleid. De e-mails die gearchiveerd worden, worden geïndexeerd en gearchiveerd in ons centrale archief. Heel eenvoudig, via de full text zoekfunctionaliteit, kunt u gearchiveerde e-mails terug vinden.

Iedere gebruiker heeft toegang tot het e-mailarchief, zowel op kantoor, thuis als onderweg. Dit betekent dus dat gearchiveerde e-mails op iedere moment van de dag teruggevonden kunnen worden.

Met de System Connect Automatisering e-mail archivering voldoet u ook aan de wettelijke plicht om facturen en overeenkomsten in e-mail vorm te bewaren.

Voordelen van de System Connect Automatisering e-mail archivering:

• E-mails makkelijk terug vinden
• Mobiel toegang tot e-mail archief
• Geen papieren archief meer
• E-mail verkeer onder controle
• Hogere productiviteit medewerkers
• Kostenbesparing
• Wettelijke plicht van opslag